Klauzula informacyjna dotycząca korespondencji e-mail

Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w związku z korespondencją elektroniczną jest — zależnie od przedmiotu sprawy oraz spółki, w imieniu której prowadzona jest korespondencja:

1. PUCCINI EVO sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Klubowej 2, 72-002 Skarbimierzyce, KRS: 0000876456, NIP: 8513255666 — jeżeli korespondencja dotyczy działalności, oferty, umów, zobowiązań lub innych spraw PUCCINI EVO sp. z o.o.;

2. PUCCINI sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Klubowej 2, 72-002 Skarbimierzyce, KRS: 0000271127, NIP: 8512998276 — jeżeli korespondencja dotyczy działalności, oferty, umów, zobowiązań lub innych spraw PUCCINI sp. z o.o.

Właściwego administratora określa się na podstawie przedmiotu korespondencji, treści wiadomości, dokumentów dotyczących danej sprawy oraz tego, w imieniu której spółki nadawca podejmuje określone działania.

Jeżeli korespondencja dotyczy jednocześnie działalności obu spółek, każda z nich może być administratorem danych w zakresie celów związanych z prowadzoną przez siebie działalnością.

W procesach, w których PUCCINI EVO sp. z o.o. i PUCCINI sp. z o.o. wspólnie ustalają cele oraz zasadnicze sposoby przetwarzania danych, spółki działają jako współadministratorzy.

W odniesieniu do korespondencji dotyczącej wyłącznie działalności PUCCINI EVO sp. z o.o. administratorem danych jest PUCCINI EVO sp. z o.o.

PUCCINI sp. z o.o. zapewnia w takim przypadku techniczne utrzymanie infrastruktury i serwera poczty elektronicznej oraz może wykonywać związane z tym czynności, w szczególności zarządzać skrzynkami i dostępami, zapewniać bezpieczeństwo systemu, wykonywać kopie zapasowe oraz realizować techniczną archiwizację lub usuwanie danych.

PUCCINI sp. z o.o. wykonuje powyższe czynności jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych oraz zgodnie z udokumentowanymi poleceniami PUCCINI EVO sp. z o.o. Nie ustala samodzielnie celów przetwarzania danych zawartych w korespondencji PUCCINI EVO sp. z o.o. ani nie wykorzystuje tych danych do własnych celów.

Jeżeli natomiast korespondencja dotyczy działalności PUCCINI sp. z o.o., spółka ta przetwarza dane jako administrator.

W przypadku gdy spółki wspólnie ustalają cele i zasadnicze sposoby przetwarzania danych w ramach określonego procesu, działają jako współadministratorzy.

W takim przypadku:

– obowiązek informacyjny wobec osób, których dane dotyczą, jest realizowany między innymi za pomocą niniejszej klauzuli;

– wspólnym punktem kontaktowym w sprawach ochrony danych jest Inspektor Ochrony Danych dostępny pod adresem: iod@puccini.pl

– żądanie dotyczące danych osobowych może zostać skierowane do każdej ze spółek;

– spółka, która otrzyma żądanie, przekazuje je do wspólnej koordynacji i współpracuje z drugą spółką przy udzieleniu odpowiedzi;

– każda ze spółek odpowiada za zgodność z prawem oraz bezpieczeństwo czynności przetwarzania wykonywanych w ramach procesów, zasobów i systemów pozostających pod jej kontrolą;

– wewnętrzny podział obowiązków pomiędzy spółkami nie ogranicza praw osób, których dane dotyczą.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, realizacją praw lub wyjaśnieniem, która ze spółek jest administratorem danych w konkretnej sprawie, można skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem: iod@puccini.pl

Z Inspektorem Ochrony Danych można skontaktować się również pisemnie, kierując korespondencję na adres właściwej spółki z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

W związku z prowadzeniem korespondencji możemy przetwarzać w szczególności:

– imię i nazwisko;

– adres poczty elektronicznej;

– numer telefonu;

– stanowisko lub pełnioną funkcję;

– nazwę pracodawcy, reprezentowanej firmy albo innej organizacji;

– dane zamieszczone w stopce wiadomości;

– informacje zawarte w treści korespondencji oraz w załącznikach;

– dane dotyczące prowadzonej sprawy, współpracy, zamówienia, reklamacji, oferty lub umowy;

– informacje techniczne związane z wysłaniem, odebraniem i bezpieczeństwem wiadomości.

Zakres przetwarzanych danych zależy od treści korespondencji oraz charakteru prowadzonej sprawy.

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

1. prowadzenie korespondencji, udzielenie odpowiedzi oraz obsługa przesłanego zapytania — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; prawnie uzasadnionym interesem administratora jest prowadzenie komunikacji, obsługa klientów, kontrahentów i innych osób kontaktujących się ze spółką oraz dokumentowanie przebiegu korespondencji;

2. podjęcie działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy albo zawarcie i wykonanie umowy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli jest Pani/Pan stroną tej umowy;

3. kontakt z osobami reprezentującymi klienta, kontrahenta lub partnera biznesowego — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; prawnie uzasadnionym interesem administratora jest prowadzenie współpracy oraz prawidłowe wykonywanie umów zawartych z reprezentowaną przez Panią/Pana organizacją;

4. wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności obowiązków podatkowych, rachunkowych, konsumenckich lub związanych z rozpatrywaniem reklamacji — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

5. ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami oraz wykazanie przebiegu prowadzonej sprawy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; prawnie uzasadnionym interesem administratora jest ochrona jego praw oraz dokumentowanie prawidłowego wykonywania obowiązków;

6. zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych i poczty elektronicznej, wykrywanie nadużyć oraz obsługa incydentów bezpieczeństwa — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; prawnie uzasadnionym interesem administratora jest ochrona informacji, systemów i użytkowników.

Najczęściej dane otrzymujemy bezpośrednio od Pani/Pana w związku z przesłaną wiadomością lub dalszą korespondencją.

Jeżeli dane nie zostały uzyskane bezpośrednio od Pani/Pana, ich źródłem może być w szczególności:

– Pani/Pana pracodawca, zleceniodawca lub reprezentowana organizacja;

– klient, kontrahent, partner biznesowy albo inny uczestnik korespondencji;

– osoba, która przekazała lub przesłała wiadomość;

– dokumenty dotyczące prowadzonej sprawy;

– publicznie dostępne źródła, w szczególności strony internetowe, rejestry przedsiębiorców lub zawodowe dane kontaktowe.

Dane osobowe mogą być przekazywane:

– pracownikom, współpracownikom i osobom upoważnionym przez właściwego administratora;

– drugiej ze spółek, jeżeli jest to niezbędne do obsługi sprawy dotyczącej jej działalności albo jeżeli działa ona jako podmiot przetwarzający;

– dostawcom usług informatycznych, hostingowych, pocztowych, telekomunikacyjnych, serwisowych i cyberbezpieczeństwa;

– podmiotom zapewniającym archiwizację, tworzenie kopii zapasowych oraz obsługę systemów informatycznych;

– kancelariom prawnym, doradcom, audytorom, księgowym oraz podmiotom świadczącym usługi windykacyjne;

– przewoźnikom, operatorom pocztowym lub innym podmiotom uczestniczącym w realizacji sprawy;

– organom publicznym oraz innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty świadczące usługi na rzecz administratora przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów i wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia powierzonych im usług.

W związku z korzystaniem z niektórych usług informatycznych lub pocztowych dane mogą być przetwarzane przez dostawców działających poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dojdzie do takiego przekazania, odbywa się ono na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych wraz z wymaganymi dodatkowymi zabezpieczeniami.

Informację o podstawie konkretnego przekazania oraz kopię zastosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Inspektorem Ochrony Danych.

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do prowadzenia korespondencji i zakończenia sprawy, której korespondencja dotyczy.

Po zakończeniu sprawy dane mogą być przechowywane przez okres:

– niezbędny do wykazania prawidłowego przebiegu korespondencji i sposobu załatwienia sprawy;

– obowiązywania umowy oraz wykonywania wynikających z niej obowiązków;

– wymagany przez przepisy podatkowe, rachunkowe, konsumenckie lub inne obowiązujące przepisy prawa;

– niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, nie dłużej niż do upływu właściwych terminów ich przedawnienia;

– wynikający z przyjętej przez administratora instrukcji kancelaryjnej, polityki retencji lub zasad archiwizacji, o ile dalsze przechowywanie danych jest zgodne z prawem i niezbędne.

Kopie zapasowe mogą być przechowywane przez dodatkowy, ograniczony okres wynikający z przyjętego cyklu tworzenia i nadpisywania kopii bezpieczeństwa.

W przypadkach określonych w RODO przysługuje Pani/Panu prawo do:

– uzyskania potwierdzenia, czy dane są przetwarzane, oraz dostępu do danych i otrzymania ich kopii;

– sprostowania lub uzupełnienia danych;

– żądania usunięcia danych;

– żądania ograniczenia przetwarzania;

– przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub zgody;

– wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora;

– wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W przypadku wniesienia sprzeciwu administrator zaprzestanie przetwarzania danych w celu objętym sprzeciwem, chyba że wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego przetwarzania, nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności, albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Żądania dotyczące realizacji praw można kierować na adres: iod@puccini.pl

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak może być niezbędne do udzielenia odpowiedzi, obsługi zapytania, podjęcia działań przed zawarciem umowy, zawarcia lub wykonania umowy albo załatwienia innej sprawy.

Niepodanie danych niezbędnych do identyfikacji sprawy lub udzielenia odpowiedzi może uniemożliwić jej rozpatrzenie.

Dane osobowe przetwarzane w związku z korespondencją e-mail nie są wykorzystywane do podejmowania wobec Pani/Pana decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Panią/Pana wpływały.

Dane nie są również wykorzystywane do profilowania w ramach zwykłej obsługi korespondencji.